Pengertian Compiere

Compiere adalah sebuah software ERP (singkatan dari Enterprise Resource Planning), dan merupakan sebuah software ERP berbasis open source yang paling popular saat ini. Sudah lebih dari 800.000 kali di download dari website http://www.sourceforge.net , Compiere yang di bangun dengan menggunakan Java J2EE dapat di jalankan di berbagai platform seperti Windows, Linux, Unix, dll. 

Kelebihan-kelebihan compiere Yaitu:

1. Implementasi Cepat, Dengan asumsi tanpa memerlukan proses pengambilan keputusan yang panjang,               yang umumnya terjadi karena masalah perhitungan biaya dan investasi (serta kerugiannya apabila system ternyata gagal). Dengan Compiere resiko kerugian sangat kecil, misalnya apabila anda menghentikan proyek implementasi karena suatu alas an. Disamping itu Compiere tidak mengenal kata gagal, karena apabila system yang ada pada Compiere tidak dapat memenuhi kebutuhan perusahaan anda secara maksimal, anda masih dapat mengembangkannya sendiri dari source code yang tersida.

2. Benar-benar Terintegrasi, artinya semua data (ERP, CRM, dan Akunting) di picu dari transaksi yang sama. Tidak diperlukan migrasi, penggabungan atau transformasi data. User yang memasukkan data tidak perlu takut tentang informasi yang perlu di masukkan untuk CRM, karena informasi-informasi tersebut secara otomatis akan terintegrasi.

3. Aman dari Kegagalan, Orang umumnya akan berusaha aman dari kesalahan. Akan tetapi sebenarnya tidak ada lingkungan yang benar-benar aman. Mengingat banyaknya variable keamanan. Sehingga anda pasti yakin akan adanya bug dan masalah. Sehingga, idenya adalah membangun system dimana anda dapat berubah salah secara aman, dimana anda dapat memperbaiki kesalahan, mengulangi dari awal dan dapat mengatasi situasi tersebut.

4. Rich and Reach – Rich (kaya) mengacu pada system Clien/Server interface yang memiliki semua fitur yang diperlukan. Reach (Terjangkau) mengacu kepada web interface dimana dapat diakses tanpa harus memerlukan program khusus dari sisi klien.

5. Global Market, Cukup mudah membangun multi fungsi di Compiere dimana mengijinkan anda untuk berbuat di pasar global dengan bahasa yang berbeda, mata uang, dan metode akuntansi.

6. Smart User Interface, Hampir semua tampilan windows dikembangkan pada aturan dasar. Hal ini mengijinkan untuk akses yang sangat personal dan memberikan user apa yang diperlukan. Dalam hal tersebut, Compiere benar-benar memperhitungkan fakta bahwa beda orang akan memiliki kebutuhan yang berbeda pula. Penggerak Perbendaharaan data memungkinkan setup berbasis per-user. Semua Windows dapat di kustomisasi dan dikurangi terhadap field-field diman user seseungguhnya memerlukan diman hal ini memberikan flexibiltas lebih baik dari aplikasi lain.

            ERP adalah perusahaan lengkap solusi perangkat lunak bisnis yang luas. Sistem ERP terdiri dari modul dukungan perangkat lunak, seperti: pemasaran dan penjualan, bidang jasa, produk desain dan pengembangan, produksi dan kontrol inventaris, pengadaan, distribusi, fasilitas industri manajemen, proses desain dan pengembangan, manufaktur, kualitas, sumber daya manusia, keuangan dan akuntansi, dan informasi jasa. Sedangkan CRM adalah Strategi bisnis yang hasilnya diharapkan akan mengoptimalkan tingkat keuntungan pendapatan dan kepuasan pelanggan. Hal ini dilakukan dengan cara mengorganisasikan segmen-segmen pelanggan, mengarahkan organisasi agar berorientasi kepada kepuasan pelanggan dan mengimplementasikan proses bisnis yang berfokus kepada pelanggan.

Keuntungan Menggunakan ERP:

1) Integrasi menggunakan menjadi lebih baik,

2) Standarisasi proses operasi menjadi lebih efektif dan efisien, dan

3) Standarisasi data dan informasi menjadi lebih cepat dan mudah.

Penyebab kegagalan ERP:

• Kurangnya komitmen top management,

• Kurangnya komunikasi,

• Kurangnya sunber daya (manusia, model),

• Kesalahan perhitungan waktu implementasi,

• Tidak cocoknya software dengan business proses, dan

• Cacatnya project design dan management.

Versi-versi compiere :

> Standar Edition,

> Professional Edition, dan

> Community.

Software-software pendukung ERP: Oracle, BAAN, JDE, SAP, dan Compiere.

Modul-modul ERP:

> General Logistik,

> Sales dan distribution,

> Material management,

> Logistik execution,

> Quality management,

> Plant maintenance,

> Customer Service,

> Production planning dan control,

> Project System, dan

> Environment management.

Modul-modul Finansial dan Akuntig:General Accounting, Financial Accounting, dan Controling.

Modul-modul SDM:Personel management, Personel Time management, dan Payroll.

Business Partner

            Di Compiere, Business Partner adalah suatu entity(badan/pihak) yang melakukan bisnis dengan perusahaan. Ada tiga jenis Business Partner yang berbeda : Vendor (Pemasok), Customer (Pelanggan) Dan Employee (Karyawan). Konsep Business Partner Compiere jauh lebih fleksibel dibanding kebanyakan aplikasi, karena suatu Business Partner bisa merupakan suatu Vendor, suatu Customer, suatu Employee atau kombinasi ke tiganya. Pendekatan ini juga memudahkan kendali akses untuk fungionalitas “self-service’ dan mengijinkan analisa regional dan optimisasi pengiriman.

            Suatu Business Partner mempunyai satu atau lebih lokasi dan satu atau lebih Kontak, yang dapat secara optional dihubungkan untuk suatu Lokasi. Kontak dapat mempunyai yang disebut Interest Area, Yang membentuk basis untuk Manajemen Hubungan Pelanggan dan mengijinkan orang-orang bagian penjualan untuk mengatur Email-lists (daftar surat menyurat) untuk yujuan pemasaran ( sebagai contoh, laporan berkala dll.).Suatu Business Partner juga mempunyai suatu Account Bank dan Withholding functionality (fungsional Withholding ).

            Business Partner boleh juga mempunyai hubungan dengan Business Partner lain. Ini mengijinkan suatu Sales Order untuk dikirimkan kepada suatu Business Partner yang pertama, dan tagihan invoice kepada suatu Business Partner yang kedua Dan Pembayaran dilakukan oleh Business Partner yang ketiga.

Setup Business Partner

Workflow Setup Business Partner:

Langkah langkah Setup Business Partner adalah sebagai berikut:

1. Membuat Business Partner Group

- Common Accounting

- For Reporting Purposes

2. Setup Greeting

- Untuk Business Partner & Contact

3. Menentukan Payment Term

- Untuk Sales Order dan Purchase Order

4. Menentukan Invoice Schedule

- Summary Invoices for Shipments

- Locations

- Ship – Invoice

- Pay From – Remit To

5. Menentukan Withholding,

- Quality, Tax (1099)

6. Menentukan Dunning

7. Menentukan Re9nue Recognition

8. Import Business Partner

9. Membuat / Update Business Partner

Membuat Business Partner secara langsung

            Untuk membuat Business Partner baru pada umumnya anda harus memasukkannya di window Business Partner ataupun dengan melakukan import. Namun anda juga dapat membuat Business Partner baru secara langsung. Nilai default dari Business Partner adalah di salin dari Business Partner “Standard” anda. Pada field Business Partner, tekan klik-kanan dan pilih New Record.Masukkan Informasi customer anda, untuk memasukkan alamat/address, pilih tombol Location button. Masukkan address (alamat) , Klik OK untuk konfirmasi pencatatan Customer yang baru, Sales Order secara otomatis akan ter updated.

Zoom – Membuat Record baru tanpa meninggalkan Window

            Pada field optional Campaign Field (field optional memiliki background putih, field mandatory memiliki background biru muda) tekan klik kanan dan pilih Zoom:

Window Campaign akan terbuka untuk memasukan record baru. Jika field "zoom from" memiliki beberapa pilihan, window Zoom akan mengurutkan record yang diplih secara otomatis.

Masukkan kata kunci pada field Search Key dan Name (ini merupakan field mandatory jadi anda harus mengisinya), anda bebas mengisinya dengan informasi yang sesuai menurut anda.

Kemudian tekan Save – dan tutup window dengan menekan tanda x di sebelah kanan atas atau dengan menekan tombol End di sebelah kiri (anda akan di tanya, apakah anda ingin menyimpan perubahan yang sudah anda lakukan) pada Tool Bar.

Kembali pada tampilan Order , Campaign yang baru belum tersedua, klik-kanan pad field Campaign and pilih ReQuery:

Import Business Partner

            Kadang kala ada kejadian dimana ketika anda mulai melakukan Implementasi, perusahaan anda memiliki daftar Customer, Vendor, dan Employee yang cukup panjang. Sehingga apabila anda melakukan input satu demi satu akan banyak menyita waktu.Compiere menyediakan kemampuan untuk import records menggunakan comma delimited , tab delimited atau fixed format file. Ini bisa dilakukan pada saat implementasi untuk memasukkan semua dari Business Partners anda (misalnya data diambil dari aplikasi anda sebelumnya). Fitur Import ini bisa juga digunakan untuk import Invoices, Orders, Journals atau Products.

Untuk melakukan import data anda harus menjalankan langkah berikut:

- Definisikan Import Loader Format

- Definisikan Import File

- LoadFile

- Verifydata

            Untuk membuat, merubah atau men-delete Import Format buka window Import Loader Format dengan klik-ganda pada System Admin > Data > Data Import > Import Loader Format. Icon di depan dari Import Loader Format menu items mengindikasikan bahwa Ini sebuah window.

Sebelum anda melakukan Import, anda buat dahulu Business Partner Group, misalnya :

- Customer

- Vendor

- Employee

(anda bisa mendefiniskan yang lain bila diinginkan)

kemudian kita buka file contoh di c:\compiere2\data\import\ExampleBpartner.CSV

Copykan data dari sistem eksisting anda kedalam file ini, kemudian save as Import_BP.csv

Kemudian buka System Admin>Data>Data Import>Import File Loader

Pilih Select File to load, dan arahkan kepada file yang kita buat diatas, kemudian pilih format: Example Business Partner.

Tekan tanda OK (centang)

Setelah file di load, anda bisa masuk ke System Admin>Data>Data Import> Import Business Partner. Disini anda bisa melengkapi field field yang belum terisi dengan data yang sesuai. Setelah selesai tekan tombol Import Business Partner.

Maka data anda sudah di import ke dalam Compiere.

Selanjutnya anda tinggal melengkapi data dari Business Partner anda tersebut.

Sales Order

            Untuk membuka window Sales Order anda dapat menekan Ctrl-Enter di area yang berwarna kuning pada search area, melakuan klik dua kali (double-click) pada deretan menu di sebelah kanan atau meng klik pada shortcut di lajur sebelah kiri.Tampilan layaran Sales Order akan muncul dengan nilai default/preference yang anda tentukan, untuk Organisasi (HQ) anda, untuk client (GardenWorld) atau system anda.

Untuk mengeset preferences pilihlah field yang anda inginkan kemudian tekan klik kanan (sebagai contoh: field “Target Document Type” akan dirubah ke “POS Order”) dan pilih Value Preference.

Pilihlah scope (untuk semua/specific Organizations, Users, Window) dan tekan OK. Maka nilai default anda yang baru pada layar Order Entry adalah POS Order.

            Seperti halnya Purchase Order, di Compiere Sales Order adalah opsional, artinya bisa digunakan ataupun tidak, karena Anda masih bisa membuat suatu Invoice dari Shipment yang Anda kirim (tanpa harus membuat Sales Order).Anda dapat membuat suatu Quote, merubah atau mengcopykan ke suatu Sales Order dan kemudian akan menghasilkan Customer Shipment (Shipment Pelanggan) Atau Invoice darinya tanpa memasukkan semua informasi lagi.

Compiere mengijinkan Anda untuk menangani situasi pembayaran berbeda. Anda dapat berpindah antara aturan aturan pembayaran yang berikut:

• On Credit (Dengan kredit) - Pembayaran dimasukkan sebagai suatu Open Item (Item Terbuka)

• Cash (Tunai) - Masukan dihasilkan pada Cashbook anda

• Credir Card (Kartu Kredit) - Proses Pembayaran secara

• Chek Atau ACH - Proses Pembayaran Sales Order melalui dokumen kontrol untuk shipment Dan Invoice, dan Receipt secara opsional. Keadaan sesungguhnya ditentukanoleh Jenis Dokumen Target dan Jenis Dokumen yang dipakai.

Jenis jenis Document SALES ORDER

            Ada Enam jenis dokumen yang sudah didefinisikan oleh sistem pada Proses Sales Order. Anda dapat juga mendefinisikan jenis dokumen milik anda sendiri atau merubah yang sudah ada. Jenis Dokumen akan menentukan Urutan Dokumen dan Nama yang dapat diterjemahkan jika anda menggunakan dokumen dengan berbagai bahasa. Selain itu, jenis dokumen juga menerangkan kepada Anda kepada dokumen yang mana dokumen ini akan berhubungan.

            Anda mungkin ingin membedakan antara jenis dokumen berbeda, misalnya

Wholesale, Export, POS dan lain lain sehingga anda dapat membuat jenis dokumen spesifik untuk situasi tertentu . Anda dapat memperoleh GL kategori dari jenis dokumen. Sehingga, Pelaporan dapat juga dilaksanakan dari perspektif tersebut.

            Jenis Dokumen Yang berikut adalah sudah didefinisikan oleh sistem. Mereka dapat dinamai kembali menurut kebutuhan anda .

• Proposal: Non-binding offer (Penawaran tidak mengikat), Yang dapat dikonversi secara manual ke Jenis Dokumen Penjualan lain.

• Quotation: Binding Offer (Penawaran Mengikat), Yang secara otomatis akan mencadangkan stok barang dan dapat dikonversi ke Jenis Dokumen Penjualan lain.

• Standard Order : Order standard , yang mana secara otomatis akan mencadangkan stok barang. Shipment Dan Invoice dapat dihasilkan secara manual.

• Warehouse Order: Barang-Barang diambil dengan suatu Delivery note (Catatan Delivery).

            Jenis berikut secara otomatis menghasilkan suatu Shipment Atau delivery Note. Anda dapat membuat Invoice secara manual.

• On Credit Order: Barang-Barang diambil dengan suatu Invoice. Jenis ini secara otomatis menghasilkan suatu Shipment dan suatu Invoice. Ketika barang-barang dibayar Anda dapat Masukkan pembayaran secara manual.

• POS Order: Jenis Dokumen ini lebih fleksibel. Barang-Barang diambil dengan suatu Invoice dan opsional pembayaran. Termin Pembayaran dapat juga berupa angsuran. Jenis ini secara otomatis menghasilkan suatu Shipment (Pengiriman), dan Invoice dan Peyment berdasarkan pada termin pembayarannya.

Sales Order Menghasilkan Shipment Untuk Pengiriman, aturan pengiriman yang berikut dapat digambarkan pada Customer Level ( tab Customer window Business Partner ):

• Availability/Ketersediaan ( yang mana adalah default), berarti bahwa Shipment hanya dihasilkan ketika ada stok barang tersedia di sistem.

• Complete Line atau Complete Order, artinya Shipment hanya akan dihasilkan ketika baris Order yang lengkap ( atau Order Lengkap) dapat dikirimkan. Pilihan ini tidak mengijinkan Shipment parsial.

• After Receipt , artinya Shipment akan dihasilkan ketika pembayaran diterima.

Catatan: Barang-Barang secara otomatis diletakkan sebagai back-order ketika Pilihan Availability di-set dan stok barang tidak mencukupi. Ini bisa secara otomatis mendorong mengararah ke berbagai pengiriman.

Shipment adalah dihasilkan dalam suatu proses batch tidak secara otomatis dihasilkan berdasar pada aturan untuk suatu jenis dokumen.

Menghasilkan Invoice

            Untuk/Karena Invoice, Aturan Invoice yang berikut dapat digambarkan pada Tingkatan Customer: ( tab Customer window Business Partner )

• After Delivery ( yang mana adalah default), artinya Invoice hanya dihasilkan ketika barang-barang telah dikirimkan.

• Customer Schedule after Delivery or Complete Order (Jadwal Customer setelah Pengiriman atau Order Lengkap), Artinya Invoice akan dihasilkan menurut jadwal Invoice yang di tentukan Customer ( sekali sebulan, tiap minggu dll.). Pilihan ini adalah bermanfaat jika ada banyak pengiriman dan Anda hanya mengirimkan satu Invoice per jadwal.

• Immediate (Segera), artinya Invoice akan dihasilkan dengan seketika, sekalipun barang-barang belum diterima oleh customer.

Anda menghasilkan Invoice anda yang (mana) oleh batch (dengan beberapa pilihan kriteria) atau Anda memilih secara manual.